Konferencja z wyjątkowymi gośćmi, szkolenie firmowe, czy podsumowanie roku z życia firmy – to wydarzenia, na które zbieramy się gromadnie z całą załogą i omawiamy sprawy dla nas istotne. W wielu przypadkach nie ma możliwości urządzenia takiego spotkania w siedzibie firmy. Na szczęście jednak oferta miejsc, w których można wynająć salę na szkolenie lub konferencję niedaleko Warszawy lub w innym miejscu w Polsce stale się poszerza. Można wynająć za niewielkie pieniądze małą, ale efektowną i komfortowo wyposażoną salę, jak i wielką aulę dla naprawdę dużej konferencji.
Konferencja z wyjątkowymi gośćmi, szkolenie firmowe, czy podsumowanie roku z życia firmy – to wydarzenia, na które zbieramy się gromadnie z całą załogą i omawiamy sprawy dla nas istotne. W wielu przypadkach nie ma możliwości urządzenia takiego spotkania w siedzibie firmy. Na szczęście jednak oferta miejsc, w których można wynająć salę na szkolenie lub konferencję niedaleko Warszawy lub w innym miejscu w Polsce stale się poszerza. Można wynająć za niewielkie pieniądze małą, ale efektowną i komfortowo wyposażoną salę, jak i wielką aulę dla naprawdę dużej konferencji.
Na co zwrócić uwagę wynajmując salę na konferencję?
Wielu z zamawiających konferencje w hotelach konferencyjnych Mazowieckie niestety robi wciąż ten sam błąd – bazuje jedynie na tym, co widzi na zdjęciach w ofercie i liczy na to, że na miejscu znajdzie się wszystko, co jest potrzebne do urządzenia tego typu spotkania. Na żywo natomiast często okazuje się, że szwankuje dostęp do internetu, nie ma odpowiedniej wielkości stołu dla prezentującego, a wszystkie krzesła trzeba ustawić na nowo, po swojemu. Problemem bywa także zbyt jasne pomieszczenie, gdy organizator nie zadbał o zasłonę dla okien (to w przypadku, gdy potrzebujemy zaprezentować treść na rzutniku), a także niezbyt komfortowe umiejscowienie kącika z ekspresem do kawy.
Bywa również tak, że dopiero w ostatniej chwili, gdy my, jako organizatorzy konferencji, zjawiamy się na miejscu, orientujemy się, jak trudno jest trafić w dane miejsce. Nabieramy wtedy obaw o to, czy w związku z tym i nasi goście trafią do nas na czas. Jeśli w dodatku po przyjściu na konferencję okazuje się, że gniazdko elektryczne jest zbyt daleko od stanowiska, w którym chcemy rozłożyć się z laptopem do prezentacji, rozpoczyna się gorączkowe poszukiwanie przedłużacza lub roszady z rozstawianiem stolików. To wszystko powoduje stres, którego tak naprawdę można uniknąć, jeśli odwiedzi się miejsce oferujące salę konferencyjną wcześniej. Wtedy, gdy jest jeszcze czas na nagłą zmianę liczby krzeseł i umeblowanie wnętrza.
Dlaczego warto udać się na żywo na oględziny sali konferencyjnej zanim zdecydujemy się ją wynająć?
Spotkanie na żywo w celu rozejrzenia się po miejscu, w którym urządzimy konferencję spełnia również wiele innych funkcji i nie powinniśmy żałować na nie czasu. Przede wszystkim, mamy wtedy szansę wychwycić wszelkie nieprawidłowości w funkcjonowania ośrodka, które niekiedy widać na pierwszy rzut oka. Jeśli w momencie prezentacji przed potencjalnymi klientami sala konferencyjna jest zakurzona, okna brudne, a w pomieszczeniu unosi się nieprzyjemny zapach, jasna jest, że w miejscu tym brakuje dobrych standardów i z dużą dozą prawdopodobieństwa można spodziewać się, że wiele innych rzeczy będzie również szwankować.
